移動辦公已經逐漸成為主流的趨勢，根據IDC估計，全球移動工作者2015年超過13億人,占所有勞動人口的37.2%。美國一項研究報告顯示，到2020年，大約每10名員工共用7張辦公桌，每名員工平均用6種移動設備與公司網絡相連。屆時，29%的員工將不用在傳統辦公室桌前工作，可以在家里、酒店、機場、咖啡店等處的網絡移動辦公。
越來越多的企業員工經常處于移動辦公的狀態，他們的辦公時間和場景也都變得碎片化，各種各樣即時通訊軟件的全民化，使得工作與生活的邊界愈加模糊。隨時打開電腦就能進入工作狀態，打開微信就能聊工作無縫溝通。
雖然各類五花八門的即時通訊軟件層出不窮，讓一大批產品、功能如短信只剩下收發驗證碼的作用。但郵箱作為最原始的非即時通訊工具，在工作中的作用依然不可替代。
根據Radicati最新的年度報告顯示，電子郵件可能不會像社交媒體或即時通訊應用那樣快速增長，但是，電子郵件將繼續存在。從全球來看，到2021年全球電子郵件用戶規模將突破41億人。目前,全球人口總數約為77億人,這意味著,全球有半數以上的人在使用郵箱。
相比即時通訊軟件，在工作中郵箱更能抵抗信息碎片化、消息零散以及文件和重要內容不易留存的問題，郵件往來也會更加正式，可以發送具有法律效益的文件，以及重要文件的留存備份。據艾瑞咨詢相關數據顯示,70%以上的用戶把郵箱當作工作的協助,做資料存檔。
同時，大部分即時通訊軟件需消耗手機或電腦自身內存，不僅占空間，需要隨時清理，也不利于隨時同步和留存。換手機或沒帶電腦時,以及移動端網頁端切換時文件不完全同步，甚至忘記下載文件就會過期不能下載的問題。而郵箱則顯得更加靠譜。
此外，對于大型企業來說，外貿業務也是不可或缺的一部分，與海外客戶的溝通往來更加需要用到郵件。使用企業郵處理海外郵件，不會被攔截，這點非常重要。
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